Vaak is het de organisatie van de werktijd die de productiviteit van uw werk bepaalt. Als je geen tijd hebt, is het probleem misschien niet dat je langzaam werkt, maar dat je geen prioriteiten stelt.
Beginselen van het organiseren van werkuren
Allereerst is de juiste organisatie van de tijd het vermogen om dringende gevallen te onderscheiden van niet-urgent en belangrijk van onbelangrijk. Het is gebaseerd op deze vier criteria en het is noodzakelijk om een werkdag te bouwen. De meest optimale optie is dit:
- Allereerst moet u alle dringende en belangrijke zaken uitvoeren, iets dat niet op tijd wacht.
- Voer in de tweede beurt alle dingen in die dringend zijn, maar niet belangrijk. Hoewel ze in de belanghiërarchie in een lage positie staan, als je ze als urgent hebt geclassificeerd, moet je ze zo snel mogelijk bereiken.
- Op de derde plaats - belangrijke, maar niet dringende zaken. Ze zouden niet aan het einde van de werkdag moeten worden achtergelaten, want op dit moment is de aandacht in de regel al verzwakt en is de kans groot dat er een fout wordt gemaakt.
- Op de laatste, vierde plaats - onbelangrijke en niet-urgente zaken. Meestal omvatten ze verschillende soorten toegepast werk: om de papieren te ontmantelen, om mappen te ontbinden, enz. Ze kunnen aan het einde van de werkdag worden gedaan, wanneer er geen energie meer is om te werken.
Trouwens, de organisatie van persoonlijke tijd kan volledig op dezelfde principes voortbouwen - dus je zult altijd al het dringende managen en niet vast komen te zitten aan de kleine dingen.
Organisatie van de ruimte
De organisatie van tijd en ruimte is een belangrijke factor in effectief werk. Voordat u begint met werken, zorgt u voor vrije ruimte en beschikbaarheid van alle documenten en items van het kantoor die u nodig hebt voor uw werk. U bespaart op tijd, als u het niet besteedt aan het vinden van de juiste items voor de dag. Het is veel effectiever om deze vragen aan het begin van de dag 5 minuten te geven.