We maken allemaal fouten en soms worden we gedwongen om vergeving van anderen te vragen voor de verwende relatie. Dus de brief-verontschuldiging is een van de complexe soorten brieven. In deze brief raakt de auteur immers vaak zijn wroeging aan (en soms is er geen excuus om te verontschuldigen, en in zakelijke correspondentie gebeurt het dat u zich ook niet per se hoeft te verontschuldigen voor uw eigen fouten).
Vergiffenis vragen is noodzakelijk. Immers, het vermogen om iemands ongerechtigheid toe te geven, hun fouten en hun bereidheid om ze tegelijkertijd te corrigeren, is een belangrijk element van het imago van elke organisatie. Geschreven excuses dragen het hoofddoel als een verontschuldiging, terwijl tegelijkertijd het gezicht van het bedrijf wordt bewaard en de corrupte relaties worden hersteld. Daarnaast is het belangrijk om het mogelijke conflictincident te verminderen, terwijl de negatieve gevolgen van de fout tot een minimum worden beperkt. Verontschuldigingsbrieven moeten in de volgende gevallen worden verzonden:
- Verkeerd gedrag van uw kant tegenover werknemers van een andere organisatie (ongeacht de oorzaak van onmenselijk gedrag).
- In het geval dat u niet aan uw contractuele verplichtingen (ook niet voor de reden) hebt voldaan.
- Onjuist gedrag van uw medewerkers, dat een soort van publiek domein is geworden.
- In geval van overmacht.
Hoe een verontschuldigingsbrief schrijven?
Schriftelijke excuses hebben een structuur die geen speciale verschillen vertoont met de structuur van een normale zakelijke brief, maar het onderwerp zal de beste optie zijn als u het onderwerp van de brief neutraal maakt en niet focust op het feit dat deze brief een verontschuldiging is. Laat de brief ondertekenen door de topmanager van het bedrijf. Het is noodzakelijk om de indruk te wekken dat de manager zich bewust is van het belang van het foutief gecreëerde probleem en, met grote spijt over wat er is gebeurd, klaar staat om vergeving te vragen aan de benadeelde partij. De tekst van een verontschuldiging is van invloed op het herstel van de professionele reputatie van uw bedrijf of functionaris.
Afhankelijk van het formulier is de tekst onderverdeeld in: het inleidende gedeelte, het hoofdgedeelte en de conclusie. De verontschuldiging wordt slechts één keer in het inleidende gedeelte van de brief ingediend. De tweede paragraaf is het belangrijkste deel. Het is noodzakelijk om de reden voor wat er is gebeurd, uit te leggen. Vermijd de zinsdelen "klein probleem", een kleine vertraging, "enz. De derde alinea is een uitdrukking van verdriet, spijt. De conclusie moet de hoop uitspreken dat een dergelijk geval opnieuw zal gebeuren.
Vergeet niet dat als u alles goed doet, u in plaats van een ontevreden werknemer van een ander bedrijf of een andere klant een paar vaste medewerkers krijgt.